Contextes et objectifs
Soucieux de piloter une politique Achats pluriannuelle, alignée sur sa feuille de route stragégique, mais aussi d'organiser au mieux sa fonction Achats, notamment en rejoignant les exigences "qualité" qu'il s'est définies, un Etablissement Public de l’État (EPSCP) met en oeuvre la solution OPC©.
Fonctionnalités retenues
Les fonctionnalités d'OPC© utilisées :
- Programmation et gestion collaborative des procédures de passation
- Aide à la définition des stratégies d'achats
- Cartographie des procédures et de l'activité attachée
- Cartographie des dépenses (mandats)
Approche retenue
Au terme d'un projet "flash" (5 ateliers de travail) conduit sur une période de un mois :
- La solution est paramétrée (Référentiels, profils d'authorisations, procédures, ...)
- Les utilisateurs sont formés
- L'interface entre le SI Comptable et OPC© est validée par la DSI
- Le système d'authentification unique (SSO) est mis en oeuvre
Résultats obtenus
La saisie systématique des procédures dans OPC© permet de rendre compte de l'activité (soutenue) de équipes en charge des achats de l'Établissement. Elle permet également d'anticiper les pics de charge et d'organiser le travail. Elle permet, enfin, de produire le reporting RSE attendu par la gouvernance de l'Établissement.
Grâce au module "Stratégie d'achat", dont l'usage s'est très fortement développé au sein des équipes, les acheteurs développent une collaboration nouvelle avec leurs Clients interne.
Les dépenses, extraites du SI Comptable, sont déposées toutes les semaines dans OPC© sous un format "brut". Elles sont ensuite traitées par la brique "ETL" contenue dans OPC©, selon des règles de gestion progressivement enrichies. Une cartographie "précise" des dépenses, actualisée au "fil de l'eau", est aujourd'hui disponible pour les acheteurs et responsables autorisés à la manipuler. Le retour sur investissement de cette "industrialisation" de la cartographie des dépenses, à l'aide d'une solution dédiée à cet exercice, est sans commune mesure avec celui autorisé par une approche ponctuelle et "classique" (ex: via Excel).
